La empresa ibense Francés Asesores lleva años trabajando con empresas y autónomos. ¿Cómo ha cambiado la digitalización vuestra forma de trabajar?
Ha cambiado casi todo. Hoy la documentación se recibe en formato digital, nos comunicamos con la Administración por vía telemática y el cliente puede consultar su información en cualquier momento. La digitalización ha desplazado al papel y nos ha dado inmediatez. Ahora se dispone de la información al día, y permite el manejo de datos actuales que son inmediatamente accesibles.
¿Qué está aportando ya la Inteligencia Artificial al día a día de una asesoría y en qué tareas puede ser realmente útil?
La IA es muy útil en las tareas repetitivas y de mucho volumen.
Por ejemplo: leer y clasificar facturas, proponer asientos contables, conciliar movimientos bancarios, revisar documentación para detectar errores o datos que faltan, o resumir normativa y documentos extensos. También puede ayudar a redactar comunicaciones y a ordenar la información. Lo que no hace es tomar decisiones por nosotros. Siempre hay una persona que revisará y validará lo que hace la IA.
¿Puede la Inteligencia Artificial ayudar a detectar problemas, anticiparse a determinadas situaciones y mejorar la toma de decisiones?
Sí, y ahí está una de sus mayores aportaciones. Al analizar muchos datos a la vez, la IA pueden abordarse análisis que hasta ahora simplemente eran irrealizables: comprobaciones programadas de gastos que se disparan, automatización de procesos relacionados con impagados, anticipación de escenarios de tensión de tesorería o incoherencias en documentación. Por tanto habrá que incorporar nuevos controles para detectar estas anomalías y establecer los procedimientos para actuar en consecuencia. La IA no dará la señal y habrá que interpretarla y actuar sobre ella.
Cada vez más personas recurren a herramientas como ChatGPT para resolver dudas fiscales, laborales o jurídicas. ¿Qué riesgos tiene confiar únicamente en estas respuestas y qué papel debe seguir desempeñando el asesor?
Como en todos los campos son herramientas útiles para hacerse una primera idea, pero que tienen riesgos importantes, derivados de la necesidad de ofrecer el contexto apropiado que influye en la solución a cada pregunta.
La IA puede dar respuestas que suenan muy seguras pero que pueden ser incorrectas si no se han proporcionado todos los elementos que pueden influir en la solución, o si no se ha preguntado por todas las consecuencias involucradas.
No es una característica exclusiva del ámbito legal en materias como la fiscal o laboral, sino que abarca todos los campos, y que se traduce en que un matiz lo cambia todo, si bien en estas áreas un error puede derivar en una sanción o un recargo. El uso de la IA requiere conocer el ámbito en el que se pretende aplicar para que realmente suponga una ayuda valiosa, y requiere de una utilización responsable que no derive en problemas para el usuario.
La privacidad y la seguridad son también aspectos importantes. ¿Qué precauciones debe tener una empresa cuando utiliza IA con información económica, laboral o de sus clientes?
Es un punto clave. Lo primero es no introducir datos personales, nóminas, contratos o información de clientes en herramientas gratuitas o de uso general sin saber qué hacen con esa información, porque como mínimo se usarán para entrenar los modelos, pudiendo además aparecer dichos datos personales o ventajas competitivas en búsquedas de terceros. Hay que utilizar soluciones profesionales que garanticen la confidencialidad y que cumplan el Reglamento General de Protección de Datos. También conviene anonimizar los datos siempre que sea posible, limitar quién tiene acceso, establecer normas internas claras sobre qué se puede usar y para qué, y formar al personal. La IA no exime a la empresa de sus obligaciones de protección de datos y si hay una fuga, la responsable sigue siendo ella.
¿Creéis que la IA sustituirá parte del trabajo de los profesionales o hará que el asesor pueda centrarse más en el análisis y en aportar valor al cliente?
Sustituirá tareas, no profesionales. Lo mecánico, como teclear, clasificar o cotejar, cada vez lo hará más la tecnología, y eso es una buena noticia. El tiempo que se libera se dedicará a tareas de valor añadido para el cliente: analizar su situación, planificar, anticiparnos, explicarle las opciones y acompañarle en sus decisiones. El asesoramiento del futuro será menos administrativo y más de consultor.
Muchas pymes y autónomos todavía no saben por dónde empezar. ¿Qué recomendaríais a una empresa que quiere incorporar la IA de forma útil y segura?
Que empiece por algo pequeño y concreto. Primero, identificar qué tareas le hacen perder más tiempo, como la gestión de facturas, el correo o la atención a clientes. Segundo, probar una herramienta para ese problema concreto, no diez a la vez. Tercero, elegir soluciones profesionales y fiables, revisando bien las condiciones de privacidad. Y cuarto, no dejar nunca de revisar los resultados. También en este proceso se pueden apoyar en su asesoría, porque muchas de las herramientas que utilizamos se pueden conectar con las del cliente para trabajar de forma más ágil.
Para terminar, ¿cómo está afrontando Francés Asesores esta transformación y qué puede ganar el cliente con la incorporación de estas nuevas tecnologías?
Con ilusión y con prudencia. Hemos incorporado la IA en los procesos donde aporta valor, con herramientas seguras y siempre con la supervisión de nuestro equipo. Formamos a nuestro personal de forma continua y somos muy exigentes con la confidencialidad de la información que nos confían. Para el cliente, el beneficio es claro: se consigue un servicio más rápido, con menos errores, información más actualizada y más tiempo para dedicar al cliente. La tecnología nos hace más eficientes, pero nuestra esencia sigue siendo la misma de siempre: conocer a cada cliente y ayudarle a tomar las mejores decisiones para su negocio.
